Wat is een CAO-sector en onder welke sector valt payroll? (2024)

Antwoord:

Alle bedrijven en instellingen die actief zijn in Nederland zijn ingedeeld in een CAO-sector. De indeling in CAO-sectoren is gebaseerd op de positie van uw werknemers bij de arbeidsvoorwaardenonderhandelingen. Er worden drie CAO-sectoren onderscheiden: (1.) particuliere bedrijven, (2.) overheid en (3.) gesubsidieerde instellingen. Payroll valt onder de CAO-sector particuliere bedrijven.
Direct een payrollofferte opvragen?

De payroll-CAO in Nederland

Een veel gehoorde vraag is: Welke CAO is voor mij en mijn mensen van toepassing bij payroll? Wanneer u als ondernemer/werkgever met uw werknemers op payroll overstapt, is zowel uw eigen als de (payroll) CAO van het payrollbedrijf (eigen payrollbedrijfs- (o.a. Please Payroll, Tentoo Payroll, Persoonality Payrolling, Prokx Payroll (nu Payroll Select), Connexie Payroll en Payned Payroll), ABU- en/of NBBU-CAO) van toepassing.

Hoe dit kan? De (payroll) CAO van het payrollbedrijf hangt als een paraplu over uw eigen CAO en hieruit is het voor een payrollbedrijf sinds 2015 verplicht om de primaire arbeidsvoorwaarden (inlenersbeloning (Wet werk en zekerheid) en ontslagregels) voor uw werknemers over te nemen/toe te passen.

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid) houdt in dat een payrollwerknemer in een gelijke of gelijkwaardige functie recht op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij u als ondernemer of werkgever is. Hij/zij heeft dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken.

De secundaire arbeidsvoorwaarden worden echter wel vanuit de (payroll) CAO van het payrollbedrijf overgenomen (b.v. pensioenregeling (zie onderstaand), wachtdagen, percentage loondoorbetaling bij ziekte, aantal bepaalde tijdscontracten (contractenketen), AOW-gerechtigden).

Dit betekent dat er niet veel met payroll voor u en uw werknemers verandert, daar ook alle opgebouwde rechten (b.v. dienstjaren) en plichten (vast contract blijft vast contract) door het payrollbedrijf in de payrollcontracten voor uw werknemers dienen te worden vermeld/overgenomen. Toch is het zinvol om door ons te laten bepalen, zonder uw werknemers te kort te doen, of payroll in uw branche (meer dan 30 branches) wel en hoe (eventueel) mogelijk is. CAO's bestuderen is namelijk een vak apart en u wilt het beste payrollbedrijf en niet in de (nabije) toekomst op de (eventuele) negatieve gevolgen van een verkeerde payrollbedrijf keuze worden aangesproken.

Kies dus voor kwaliteit en laat ons u verder voorlichten over de voor- en nadelen van de ABU- en NBBU-CAO versus de eigen payrollbedrijfs-CAO's van sommige payrollbedrijven (zie bovenstaand) en de verschillen tussen uw eigen en (payroll) CAO van een payrollbedrijf in Nederland.

Geschiedenis payroll-CAO in Nederland

Met de payroll-CAO werd in Nederland in het verleden vaak de VPO-CAO bedoeld. Deze CAO was in 2006 met de vakbonden afgesloten, maar werd op 1 januari 2012 niet meer verlengd en vervangen door de VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling.

Hierdoor kenden we tot januari 2016 in Nederland 4 payrollbrancheorganisaties met ieder zijn eigen payroll-CAO, te weten de Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO), Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU), de Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen (NBBU) en de Nederlandse Vereniging van Uitzend- en Bemiddelingsbedrijven (NVUB, later Continuflex).

Daarnaast hadden, door het niet verlengen van de VPO-payroll CAO per 1-1-2012, steeds meer payrollbedrijven, (vaak oud VPO-leden) naast Tentoo Payrolling en Please Payroll, in de loop der jaren een eigen payrollbedrijfs-CAO afgesloten. Persoonality Payrolling, Prokx Payroll, Connexie Payroll en Payned Payrolling deden dit al in 2012.

1. VPO payroll-CAO

De Vereniging van Payroll Ondernemingen (VPO) bestond sinds 2006 en behartigde de belangen van de aangesloten payrollondernemingen. Oprichters waren Van der Noordt Payrolling (Persoonality Payrolling), Connexie, Randstad (P/flex) en USG (CapitalP).

Enkele leden in die tijd waren ook AB Vakwerk Payroll, Adecco Payroll, Allroad Payroll, CapitalP, Driessen Payroll, Groenendijk Payrolling Services,Kolibrie Payrolling, LPD, Manpower Payroll Solutions, Mencius, Metrium Payroll, P-services Contracting, Payroll Select Payroll Services, POSG Payrolling,Randstad Payroll Solutions, Randstad Payroll Solutions MVL, Randstad Payroll Solutions Publiek, Randstad Payroll Solutions T&L, Repay Detachering, Servorg Payroll, Tempo-Team Payroll Services en WGI Personeelsdiensten.

Circa 70% van alle payrollwerknemers in Nederland werden door een VPO-lid, onder de VPO-CAO en later de VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling, verloond. De VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling kwam nadat de VPO-CAO (de payroll-CAO) in 2012 niet meer werd verlengd. De primaire arbeidsvoorwaarden (vakantiedagen, feestdagen, toeslagen, etc.) moesten, vanuit de VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling uit de van toepassing zijnde CAO’s, door de VPO payrollondernemingen worden overgenomen. U was er dus van verzekerd, dat uw werknemers er op dat gebied er niet op achteruit gingen.

De VPO is per 1 januari 2016 onder de vlag van de ABU verdergegaan. Beide brancheorganisaties bundelden toen hun krachten, om de payrollbelangenbehartiging verder te versterken. De Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO) hield vanaf die datum, als zelfstandige brancheorganisatie, op te bestaan. Tijdens Het Nationale Payroll Congres van 2015 werd deze overdracht een feit en sloten de leden van de VPO zich bij de ABU of NBBU aan.

2. ABU payroll-CAO

De Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) is de grootste belangenbehartiger in de uitzendbranche in Nederland. Naast uitzenden bieden veel van haar leden ook payroll onder de ABU-CAO (lees payroll-CAO) aan.

Enkele leden zijn abflexkracht payroll, About Payrolling, Accord Payroll, Allroad Payroll, Carrière Payroll, Devocare Payroll, Eu@work Payroll, Nedflex Payrolling, Nextpayroll, Olympia Payroll Services, One Payroll, Payrollmasters, Pitt Payroll, Pro Payroll, Select Payrolling, Start People Payroll Services en Tence Payroll.

Verder is belangrijk om te weten dat de primaire arbeidsvoorwaarden, zoals inlenersbeloning* en ontslagregels**, voor payrollwerknemers hetzelfde zijn als voor reguliere werknemers. De regeling omtrent pensioen (lees StiPP, info bij overige payroll-CAO vragen) is voor payrollwerknemers onder de ABU-CAO (payroll-CAO) (nog) anders dan in uw eigen CAO (bedrijfstakpensioenfonds of eigen regeling) geregeld.

Het liefst zou de politiek namelijk zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen uw bedrijf of branche geldt, opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plus-regeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling).

Het voorstel, namens de overheid, is om de basispensioenregeling ten minste te laten voorzien in:

3. NBBU payroll-CAO

De Nederlandse Bond voor Bemiddelings- en Uitzendondernemingen (NBBU) behartigt de belangen van veel van de overige uitzendbureaus in Nederland. De aangesloten leden bieden ook payroll naast uitzenden onder de NBBU-CAO (payroll CAO) aan.

Ook hier geldt voor payrollwerknemers, dat zij recht op de inlenersbeloning hebben, dat zij dezelfde ontslagregels als voor reguliere werknemers kennen, dat het pensioen bij het StiPP wordt opgebouwd en dat onderstaande kleine verschillen ook bij hen nog gelden.

Enkele huidige leden zijn Blue Circle Payrolling, Cardan Payroll, Certius Payroll, Comfort Payroll, Direct Payrolling, E-Payroll, Fortium Payroll, Get Payrolling, P-Events Payrolling, Payroll het Ambacht, Payroll Professionals, P-services, Payroll Talent, Payroll Works, Payroll-Online, Payrolljobs, Q Payroll, Repay Payroll, Smart Payroll Services, Soldij Payrolling en T&E Payroll Services.

4. NVUB payroll-CAO

Onder de Nederlandse Vereniging van Uitzend- en Bemiddelingsbedrijven (NVUB, later Continuflex) vielen payrollbedrijven, zoals Online-People Payroll, Daxxa, Payroll-Intermediair, Parco Payrolling en HSU Payroll Services.

De NVUB, later Continuflex, is als brancheorganisatie vanaf 2016 in de loop der jaren doodgebloed. Leden hebben zich vervolgens bij de ABU of NBBU aangesloten.

Eigen payroll bedrijfs-CAO

Zoals hierboven al reeds is vermeld, hebben een aantal payrollbedrijven (Persoonality Payrolling, Payned Payrolling, Tentoo Payrolling (onderdeel Pay for People), Please Payroll, Prokx Payroll (onderdeel Payroll Select) en Connexie Payroll) vanaf 2012 (einde VPO payroll-CAO) een eigen payrollbedrijfs-CAO afgesloten.

Ook hier geldt voor payrollwerknemers, dat zij recht op de inlenersbeloning hebben, dat zij dezelfde ontslagregels als voor reguliere werknemers kennen, dat het pensioen vaak bij het StiPP wordt opgebouwd (wel vaak de StiPP Plusregeling vanaf dag 1) en dat onderstaande kleine verschillen ook bij hen nog gelden.

Daarnaast kennen de eigen payrollbedrijfs-CAO's echter wel vaak een andere duur dan 5,5 jaar bepaalde tijdscontracten (vaak 4 jaar) en ook een verschil in de hoeveelheid bepaalde tijdscontracten! (vaak 6 tot 8).

Verschil ABU- en NBBU-CAO (payroll CAO)

Door de nieuwe wetgeving zijn de brancheorganisaties ABU en NBBU steeds verder naar elkaar toegegroeid. Dit heeft er toegeleid dat er langzamerhand nauwelijks nog verschillen tussen de beide CAO’s (payroll) zijn (o.a. dezelfde fasesystematiek). De ABU en NBBU krijgen vanaf 30 december 2019 zelfs gelijkluidende CAO's

(*inlenersbeloning) Gelukkig voor wat betreft de primaire arbeidsvoorwaarden hebben payrollwerknemers bij uitzendbureaus en payrollbedrijven, die onder een eigen payrollbedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO (lees payroll CAO) vallen, arbeidsrechtelijk vanuit de Wet werk en zekerheid, vanaf de eerste werkdag, recht op de inlenersbeloning.

Dit houdt in dat uw payrollwerknemer sowieso, in een gelijke of gelijkwaardige functie, recht heeft op hetzelfde salaris, als de werknemer die nog in dienst bij u is. Daarnaast heeft zij/hij ook recht op dezelfde aantal vakantiedagen, periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting, toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid en ploegentoeslag, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding en periodieken. Ook de opgebouwde rechten uit het verleden voor wat betreft b.v. vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen blijven gewoon behouden bij een overstap naar een payrollbedrijf.

Wij vinden wel dat de payrollfactoren bij payrollbedrijven over reiskosten, onkosten (tegen kostprijs!) en toeslaguren lager dienen te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw en ziekte- en/of ontslagrisico's) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

(** ontslagregels) Op 1 juli 2015 zijn door de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was bepaald dat, als u bij payroll uw payrollwerknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu vanaf 2015 echter door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van uw payrollwerknemer zijn de omstandigheden op uw werkvloer bepalend.

Ook kan het payrollbedrijf uw payrollwerknemer ontslaan als u uw (financiële) verplichtingen gedurende 3 maanden niet bent nagekomen (= ontslag om bedrijfseconomische redenen). Bij deze reden en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of u en het payrollbedrijf aan de eisen, om het payrollcontract te beëindigen, hebben voldaan. In alle andere gevallen toetst de kantonrechter het ontslag. Meer info zie Rijksoverheid.

Meer payroll-CAO's informatie

Meer informatie over payroll-CAO’s vindt u op www.abu.nl, www.nbbu.nl en op de websites van de payrollbedrijven: Persoonality Payrolling, Payned Payrolling, Tentoo Payrolling (onderdeel Pay for People), Please Payroll, Prokx Payroll (onderdeel Payroll Select) en Connexie Payroll.

Overige CAO-vragen bij payroll

Hieronder geven wij u uitleg over de 4 meest gestelde payroll-CAO vragen.

1. Komen het aantal vrije dagen vanuit uw CAO (vakantie, feestdagen, kort verzuim, bijzonder (calamiteiten) verlof, ADV-/ATV-dagen, geboorteverlof, seniorendagen en zorgverlof) met die van het payrollbedrijf overeen?

Zoals reeds eerder is vermeld, geeft de inlenersbeloningparagraaf uit de Wet werk en zekerheid aan dat uw werknemers bij een payrollbedrijf in Nederland op dezelfde aantal vakantiedagen en mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV) recht hebben. Maar hoe zit het met de senioren-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon), geboorteverlof en zorgverlofdagen uit uw en (payroll) CAO bij uw payrollaanbieder? Vallen deze onder uw payrollfactor of moet u deze alsnog zelf betalen (nacalculatie)?

Al lijkt het percentage voor wat betreft deze dagen/uren van 0,6% in uw werkgeverslasten niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar toch flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Voor wat betreft dokters- of/en tandartsbezoeken is meestal de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit de CAO wel recht (is nl. geen onvoorwaardelijk recht in Nederland!)) hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Let u dus bij payroll goed op of uw huidige kort verzuimregeling overeenkomt met die van het payrollbedrijf.

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er ook geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement vastgelegd. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, huwelijk of ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling bij het payrollbedrijf hieromtrent overeen met uw huidige regeling?!

Sinds 1 januari 2019 zijn de twee dagen kraamverlof en drie dagen ouderschapsverlof vervangen door geboorteverlof. Dat is één keer de wekelijkse arbeidsduur door het payrollbedrijf (lees werkgever) betaald verlof voor partners. Per 1 juli 2020 komt hier nog vijf weken aanvullend geboorteverlof bij. Dit is geregeld in de Wet invoering extra geboorteverlof (WIEG).

Partners, c.q. payrollwerknemers, kregen tot 2019 na de geboorte twee dagen door het payrollbedrijf (lees werkgever) betaald kraamverlof. Direct daarna konden uw payrollwerknemers drie dagen meestal onbetaald ouderschapsverlof opnemen. Hiervoor is dus het betaald geboorteverlof in de plaats gekomen. Dit is eenmaal de wekelijkse arbeidsduur van uw payrollwerknemer. Een payrollwerknemer met een fulltime werkweek heeft recht op 40 uur geboorteverlof. Een parttime payrollwerknemer, die wekelijks zes dagen twee uur werkt, mag twaalf uur geboorteverlof opnemen. Alleen partners in loondienst hebben dus recht op geboorteverlof.

Het payrollbedrijf betaalt tijdens dit geboorteverlof het loon van uw payrollwerknemer volledig door. Partners kunnen het geboorteverlof direct na de geboorte van het kind opnemen, maar dit mag ook later zolang het maar binnen de eerste vier weken na de bevalling is. Er mogen door u en het payrollbedrijf geen voorwaarden aan de opname van het geboorteverlof worden gesteld. Collectieve afspraken in CAO's, bedrijfsreglementen en/of arbeidsovereenkomsten, die afwijken in het nadeel van van uw payrollwerknemer en voor 1 januari 2019 zijn ingegaan, gelden tot het einde van de looptijd, maar uiterlijk tot 1 juli 2019.

Naast dat u bij uw payrollaanbieder moet navragen hoe zij met deze extra dagen in haar payrollfactor/payrolltarief naar u om zal gaan (doorbelasten of in uw payrollfactor/payrolltarief verwerkt?), moet u ook voor uw planning en rooster met het eventuele aanvullende geboorteverlof in 2020 rekening houden. Payrollwerknemers met een partner die een kind krijgt, zult u dan misschien meerdere weken moeten missen.

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof, geboorteverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het "Kortdurend zorgverlof", waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO's hoger!).

De duur en omvang van het zorgverlof in Nederland staat gelijk aan tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van de werknemer. Iemand die dus 40 uur per week werkt, heeft recht op (40 x 2 = 80 uur), dus tien dagen zorgverlof per jaar. Iemand die 36 uur per week werkt, krijgt (36 x 2 = 72 uur), dus 9 dagen per jaar. De dagen hoeven niet aaneengesloten te worden opgenomen. Kortdurend zorgverlof kan overgaan in (onbetaald) langdurend zorgverlof, als degene waarvoor wordt gezorgd levensbedreigend ziek is.

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijven alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactor doorberekenen, waardoor deze lager is (trucje), maar wel aan u worden doorbelast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn de bovenstaande regelingen een belangrijk issue!!

2. Komt de beloningsregeling, inclusief alle toeslagen, van het payrollbedrijf met die van uw branche CAO overeen?

Ook hier geldt weer de inlenersbeloningsparagraaf (zie bovenstaand, voor verschoven uren, toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging en onbelaste kostenvergoeding), vanuit de Wet werk en zekerheid, in de eigen payrollbedrijfs-, ABU- en/of NBBU-CAO. Toch checken wij altijd uw CAO op bedrijfs of branche eigen regelingen versus deze regelingen bij een payrollbedrijf in Nederland.

3. Wat is de pensioenregeling uit uw CAO en die bij een payrollbedrijf?

Naast dat uw werknemers bij payroll juridisch in dienst bij het payrollbedrijf komen, gaan zij vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 gewerkte weken) ook bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (STIPP) (en niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen opbouwen.

Bij de STIPP zijn er twee verschillende pensioenregelingen:

3a. Basisregeling:

Bij deze regeling bouwt uw werknemer na een eventuele wachttijd van 26 gewerkte weken (maar) 2,6% pensioen op, dat volledig door de payroller wordt betaald. Dat dit voor de werknemer zijn/haar pensioenopbouw en de kostenkant voor u gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen. Vandaar dat wij altijd van een payrollbedrijf eisen dat alle (nieuwe) werknemers vanaf dag 1 pensioen in de betere Plusregeling opbouwen.

3b. Plusregeling:

In deze regeling bouwt uw werknemer een volwaardig pensioen op van 12% (vergelijkbaar met de werknemer- en werkgeverspremies in een eigen BPF). Hierbij betaalt uw werknemer 1/3 en de payroller 2/3.

Verder geldt voor de StiPP regeling dat zij naast een jong pensioenfonds een beschikbare premieregeling is, zonder overtollige ballast v.w.b. bijv. eventuele VUT-regeling. Hierdoor hoeven de deelnemers hiervoor geen extra geld in te leggen en zijn de ingelegde premies dus ook werkelijk voor de deelnemer. Omdat uw werknemers maar 1/3 deel i.p.v. 50% (veel pensioenfondsen) inleggen, houden uw werknemers door deze gunstige premieverdeling in veel gevallen daarnaast met payroll meer netto salaris over.

Een goed gecertificeerd payrollbedrijf zal echter een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele werknemer te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is. Laat uw werknemers hiervoor ook het pensioenregister raadplegen. Dit i.v.m. met mogelijke overige pensioenpotjes bij Bedrijfstak Pensioenfondsen.

Vaak zien wij nog steeds bij payrollbedrijven, dat er door hen, samen met een pensioenadviseur, niet (bewust) naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP) wordt gekeken. De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of VUT-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen u en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten "Dienstverleningsvariant" toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van u en aangesloten bij zijn/haar pensioenfonds, maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van u te doen. Daarnaast betaalt u bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.

Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze variant afgesproken, dat het payrollbedrijf u kosteloos zal ondersteunen bij een ontslagprocedure. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij u juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van u en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst van de ondernemer.

Tot slot zien wij door bovenstaand vaak bij een payrollofferte van een eigen payrollbedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-payrollbedrijf dan ook 3 soorten payrolltarieven. Het eerste tarief voor de eerste 26 weken, een tweede tarief tussen 26 en 52 weken en een derde na 52 weken (soms een vierde, maar dit heeft weer te maken met het ontslagrisico, zie payroll en ontslag). De laatste 2 zijn voor ons het belangrijkst omdat wij dan weten dat de werknemer onder de Plusregeling valt en een degelijk pensioen opbouwt bij het desbetreffende payrollbureau.

Kortom, vraag bij een payrollofferte welke regeling (Basis/Plus?) voor uw werknemers van toepassing zijn, controleer de eventuele payrolltariefsverhogingen na 26 of/en 52 weken voor uw payrollwerknemers en vraag of het payrollbedrijf een dienstverleningsvariant kent/heeft.

4. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden uit uw CAO en bij een payrollbedrijf

Uw payrollwerknemer is ook verzekerd voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van uw payrollwerknemer. Als uw payrollwerknemer dus tijdens zijn/haar payrollcontract ziek wordt, betaalt het payrollbedrijf gedurende het payrollcontract voor maximaal twee jaar een percentage van het loon door (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)) en kennen zij hierbij wachtdagen en wachtdagcompensatie.

Uitzendbureaus en de meeste payrollbedrijven zullen zich voor wat betreft deze punten houden aan hun eigen CAO. Bij lagere percentages of meer wachtdagen in hun CAO's zullen zij de nadelige verschillen hiervan niet repareren. Laat staan of zij hier überhaupt naar kijken.

Het aantal wachtdagen in Nederland is namelijk wettelijk maximaal de eerste 2 ziektedagen, waarbij er tussen 2 ziekteperiodes meer dan 4 weken moet zitten. De eigen payrollbedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO (lees payroll-CAO) kennen dus misschien minder wachtdagen dan de branche-CAO of een wachtdagcompensatie. Maar hoe gaan zij dus om als uw CAO b.v. geen wachtdagen kent?

Wij letten altijd goed op hoe een payrollbedrijf met het eventueel verschil in aantal wachtdagen (sommige CAO's geen) en loondoorbetaling bij ziekte (wettelijk 2 jaar minimaal 70%) omgaat. Deze verschillen kunnen, zoals u zult begrijpen, negatieve of positieve gevolgen voor uw werknemers hebben. Onze vraag bij een negatief verschil aan een payrollbedrijf is dan altijd: Hoe wordt de reparatie hiervan bij u geregeld? Niet (nadeel werknemers), doorbelast of in haar payrollfactor verwerkt?

Wij vinden dat een gecertificeerd payrollbedrijf op deze punten, hier vooraf naar heeft gekeken en dit samen met u voor uw payrollwerknemers minimaal gelijkwaardig heeft geregeld!

Daarnaast vragen wij ook het payrollbedrijf wat zij naast scholing (welke (online) opleidingen en cursussen worden gratis zelf/bijv. via de NTI (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aangeboden?), aan collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives bieden?

Vaak heeft een payrollbedrijf namelijk naast het scholingsfonds ook een collectiviteitregeling voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar payrollwerknemers afgesloten. Hierdoor ontvangen deze payrollwerknemers collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen. Daarnaast krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Voor wat betreft de scholingsregeling in de payrollbranche geldt namelijk dat een payrollbedrijf 1,02% van de brutoloonsom moet afgedragen aan de Stichting DOORZAAM (per 1 januari 2019 is namelijk de Stichting Opleiding en Ontwikkeling Flexbranche (STOOF) in de Stichting DOORZAAM opgegaan. Deze valt net als de STOOF onder de SFU (Stichting Fonds Uitzendbranche)). Met behulp van deze tegoeden kunnen uw payrollwerknemers een opleiding krijgen.

Vaak weten ondernemers en werkgevers niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere klanten te behouden of binnen te halen.

Onze vraag voor wat betreft scholing is dus altijd: Hoe en wanneer kan er van het scholingsfonds bij het payrollbedrijf gebruik worden gemaakt en wanneer kunnen eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen worden ingediend/vergoed? Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen.

Kortom, u kunt dus als u goed oplet uw primaire en secundaire arbeidsvoorwaardenpakket met payroll in 1 klap gratis en goed bij een payrollbedrijf hebben geregeld/verbeterd!

Payrolltarievenchecklist

Om zeker te weten dat o.a. alle kosten, reserveringen en overige werkgeverslasten in uw aangeboden payrolltarieven/payrollfactoren zitten. Volgt hieronder onze payrolltarievenchecklist.

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief geboorteverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor AOW-gerchtigden of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Aandachtspunten overstappen op payroll

Tot slot, treft u hieronder nog enkele praktische punten/vragen aan, die bij de overstap op payroll voor u en uw werknemers belangrijk zijn:

1. Geeft het payrollbedrijf een voorlichtingssessie aan uw werknemers?;
2. Kan het payrollbedrijf pro forma berekeningen maken aan de hand van de laatste loonstroken? Hierdoor zien uw werknemers namelijk dat hun netto loon straks niet verschilt/verandert;
3. Geeft het payrollbedrijf ook een pensioenvoorlichting aan uw werknemers of regelt zij individuele afspraken met uw werknemers?;
4. Geef duidelijk door aan het payrollbedrijf, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle zaken geregeld zijn. Een veel gehoorde klacht bij de (eerste) verloning is vaak: “Wij kunnen uw werknemers niet verlonen want we hebben het payrollcontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terug”. Het payrollbedrijf moet u bij payroll ontzorgen en niet extra belasten!
5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger tarief gaat betalen als deze nog niet binnen zijn voor de eerste verloning;
6. Waar staan de mogelijk de uitzendbedingen in de payrollcontracten van uw werknemers? Dit scheelt u namelijk straks de nodige flexibiliteit!;
7. Vraag waar en bij wie u en uw werknemers straks terecht kunnen met vragen?
Werkt het payrollbedrijf met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u te maken met diverse personen en interne afdelingen. Vraagt u daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is straks zo vervelend om te horen dat hij of zij vandaag niet werkt!
8. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
9. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payrollbedrijf gemaakt worden en wat wordt het payrolltarief dan? Doet het payrollbedrijf altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning?;
10. Geeft het payrollbedrijf u en uw werknemers een training of handleiding, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage kan inzien/downloaden vanuit het systeem en uw werknemers b.v hun loonstroken, jaaropgave, payrollcontract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken?;
11. Geef aan hoe u uw werknemers wilt verlonen? Wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
12. Geef aan hoe u wilt betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let u hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
13. Beschikt het payrollbedrijf over een afgeschermde G-rekening, zodat u straks hierop een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
14. Geef aan hoe u uw factuur wilt ontvangen? Digitaal en/of per post;
15. Geef aan hoe uw werknemers hun loonstroken willen ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
16. Kan het payrollbedrijf u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten (meestal gratis)?;
17. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken (voorbeelden), indien u deze wilt gaan voeren?;
18. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met het regelen van uw riscoinventaris en -evaluatie (RIE)?;
19. Bij wie melden uw werknemers zich ziek binnen het payrollbedrijf en welke arbodienst doet de controle?;
20. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbedrijf heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbedrijf is voorbereid op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers;
21. Vraag na of het payrollbedrijf een "Dienstverleningsvariant" kent? Voor het geval de reguliere payroll dienstverlening qua pensioenregeling negatief voor een werknemer uitvalt of een werknemer weigert over te stappen op payroll;
22. Vraag na wanneer/hoe/of en bij wie u uw scholingsfacturen kunt indienen? 1,02% van uw brutoloonsom wordt door het payrollbedrijf namelijk gereserveerd voor scholing van uw werknemers. Veel payroll klanten vergeten dit terug te vragen aan hun payroller!;
23. Communiceert u tijdig met uw personeel dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbedrijf u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgt en uw werknemers de tijd geeft zich in te lezen en voor te bereiden.

Bij twijfel niet inhalen! Heeft u dus twijfels bij enkele bovenstaande punten, gaat u dan niet in zee met dit payrollbedrijf. U en uw werknemers zullen hier namelijk spijt van krijgen.

Naast de CAO zijn tenslotte de kosten bij een payrollbedrijf voor u natuurlijk ook van belang (lees hier meer over kosten payroll en payrolltarieven). De meeste payrollbedrijven werken voor hun tarief met payrollfactoren over het kale bruto uurloon (idem CAO en/of WML). Het is belangrijk om na te vragen wat er precies in hun payrollfactor (lees hier alles over een payrollfactor) is verwerkt.

Wilt u als ondernemer of werkgever niet voor bovenstaande CAO verrassingen komen te staan, weten wat onze all-in payrolltarieven zijn en wat payroll u per uur kost. Vraag dan nu een gratis geheel vrijblijvend adviesgesprek of payrollofferte, boordevol payroll informatie, bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over payroll en payrolling in het algemeen en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll, goedkoopste payroll, payroll zzp en freelance payroll.